- Teambildung und Terminplanung
- Festlegung der Fachinhalte und des Kongressablaufs
- Vorabsprachen und Terminreservation mit Referenten und Moderatoren
- Rekognoszierungen, Auswahl und Reservation der Kongressräume, Technische Abklärungen über die Infrastruktur
- Verhandlungen mit und Reservation von Security- und Cateringdiensten, Künstlern und Veranstaltern von Rahmenprogrammteilen, Transportdiensten
- Einholen behördlicher Bewilligungen, Hotel-Vorreservationen
- Erstellen eines Kommunikationskonzepts
- Kostenschätzung und Kalkulation der Teilnahmegebühren
- Platzierung der Voravis in Fachzeitschriften, Veranstaltungskalendern und Webseiten